Notamment lorsque l’on parle d’une entreprise, il est obligatoire de conserver pendant une durée donnée (cela dépend de leur nature), certains documents administratifs. Comment faire pour que cela soit efficace ?
Documents administratifs : quelle importance et comment les conserver ?
Quand on parle d’archives, on pense généralement à celles sous format papier. Pourtant, il faut savoir que les entreprises ont déjà dû faire leurs premières armes en ce qui concerne la numérisation. Cela a commencé par les factures car ce sont des documents qu’ont en commun toutes les entreprises et ce, que l’on parle d’une TPE ou d’un grand groupe.
Pourtant, il serait très étonnant qu’il faille s’arrêter là et l’objectif, à terme est de procéder à la digitalisation de tous les échanges et de conserver de manière dématérialisée tout ce qui a trait au fonctionnement d’une structure.
Mais si l’on devait seulement parler des documents papiers, il faudrait déjà pouvoir régulièrement en faire le tri. Au bout de quelques années, certains documents n’ont pas lieu d’être conservés. Ils ne peuvent plus être demandés par des tiers (notamment en cas de contrôle ou de litige) et cela prend de la place.
Il faudrait donc régulièrement s’atteler au récolement de ses archives pour pouvoir conserver seulement les documents qui ont encore une utilité ou peuvent servir de preuves et supprimer les autres.
En gagnant ainsi de la place, l’entreprise serait aussi plus productive et moins susceptible de faire des erreurs car elle ne pourrait pas prendre exemple ou donner des informations erronées sur un produit par exemple.
Le fait d’avoir fait ce tri et de n’avoir que des documents en cours de validité et de savoir où ils sont rangés en respectant une politique d’archivage rendrait certainement plus facile leur numérisation. Cela n’étant pourtant pas facile à mettre en œuvre, de nombreux chefs d’entreprise cherchent des solutions. Elles existent heureusement.
Se faire aider pour ses archives, c’est possible
Quelle différence entre une facture et des statuts juridiques ? Il ne s’agit pas du même type de documents et leur durée de conservation n’est donc pas identique.
Si cela peut paraitre logique pour certains, il est facile de s’y perdre, tant une structure génère et reçoit de documents et ce, tous les jours. Or, les préjudices en jetant ou en perdant des documents qui font office de preuve par exemple peuvent être conséquents pour le chef d’entreprise, notamment financièrement.
Confier cette tâche chronophage à un employé sous-tend de prendre le risque d’une erreur et il n’est pas aisé, une fois que le tri est fait, de respecter les normes de numérisation pour répondre aux exigences de la transition numérique.
Heureusement, comme précisé plus haut, des solutions existent puisque des structures se spécialisent depuis des années dans ce genre de tâches. Non seulement, elles sont rouées à l’archivage papier mais ont suivi également les évolutions en matière de numérisation et de dématérialisation pour pouvoir s’adapter à toutes les demandes.
Après un audit des besoins, elles peuvent récoler les documents papier et les trier pour ne numériser que les documents importants. Afin qu’ils puissent être facilement trouvés par quiconque en aurait l’utilité et serait habilité pour le faire, une politique d’archivage est mise en place.
Tous les documents sont ainsi classés de manière digitale, sans qu’il soit nécessaire par la suite de manipuler les documents papier. On recherche une facture datant de quelques mois ? En quelques clics, il sera possible de la trouver et de la présenter. Par la suite, le récolement sera plus facile car si elles sont par exemple classées par années, il suffira de supprimer le dossier.
D’autres services et prestations sont à attendre sur simple demande, afin de pouvoir leur externaliser ce travail pénible et chronophage qui se révèle pourtant obligatoire et utile.
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